In Monitorul Oficial Nr. 509 din 24 iulie 2012 a fost publicata Legea nr. 148 din 23.07.2012 privind înregistrarea operațiunilor comerciale prin mijloace electronice .
Aceasta lege stabilește regimul juridic al documentelor în formă electronică ce conțin date privind operațiunile economice de schimb sau vânzare de bunuri ori servicii între persoane care emit și primesc facturi, bonuri fiscale sau chitanțe în formă electronica.
Facturile, bonurile fiscale și chitanțele în formă electronică constituie documente justificative în înțelesul Legii contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare
Definirea termenilor :
a) emiterea facturilor în formă electronică – operațiunea de întocmire, semnare electronică și marcare temporală a facturilor în formă electronică, în scopul arhivării lor în formă electronică, indiferent dacă transmiterea se face în formă electronică sau pe suport hârtie;
b) semnătură electronică – semnătura electronică extinsă, bazată pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat, în înțelesul Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică;
c) marcă temporală – marca temporală în înțelesul Legii nr. 451/2004 privind marca temporală;
d) factură în formă electronică – documentul în formă electronică ce caracterizează în mod unic și neechivoc schimbul sau vânzarea de bunuri ori servicii, semnat cu semnătură electronică și purtând marca temporală, care conține datele cuprinse în formularul facturii și care este emis și gestionat utilizând sisteme informatice;
e) pachet de facturi în formă electronică – două sau mai multe facturi în formă electronică, emise în momente de timp diferite și transmise către același beneficiar în același moment de timp;
f) lot de facturi în formă electronică – două sau mai multe facturi în formă electronică, emise în momente de timp diferite și transmise către beneficiari diferiți în același moment de timp;
g) bon fiscal în formă electronică – documentul financiar-fiscal care întrunește toate condițiile impuse de prevederile legale în materie referitoare la conținut, emis de echipamentele electronice de marcat, care conține date înregistrate pe medii compatibile cu prelucrarea automată a datelor, semnat cu semnătură electronică și purtând marca temporală;
h) chitanță în formă electronică – documentul financiar-fiscal care întrunește toate condițiile impuse de prevederile legale în materie referitoare la conținut și formă, înregistrat pe medii compatibile cu prelucrarea automată a datelor, semnat cu semnătură electronică și purtând marca temporală;
i) furnizor de servicii de facturare electronică – persoana fizică sau juridică care emite, transmite sau convertește facturi, bonuri ori chitanțe în formă electronică, în nume propriu sau în numele unor terți.
Factura în formă electronică
Emiterea facturilor
• Persoana fizică sau juridică ce emite facturi, denumită în continuare emitent, poate să opteze pentru emiterea facturilor în formă electronică, cu condiția garantării autenticității, originii și integrității conținutului, conform condițiilor prevăzute de prezenta lege.
• Facturile și chitanțele emise și arhivate în formă electronică, cu respectarea prevederilor prezentei legi, au calitatea de document justificativ, în înțelesul prevederilor Legii nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare.
Emiterea facturilor de către o persoană fizică sau juridică se face în una dintre următoarele două modalități, la alegerea exclusivă a emitentului:
• în formă electronică sau
• pe suport hârtie.
Emitentul poate opta pentru schimbarea modalității de emitere, cu notificarea Ministerului Finanțelor Publice.
Emitentul facturii în formă electronică răspunde pentru legalitatea, autenticitatea, originea și integritatea conținutului.
Factura în formă electronică respectă conținutul stabilit de actele normative speciale și va conține marca temporală care certifică momentul emiterii și semnătura electronică a emitentului facturii
Certificatul aferent semnăturii electronice a emitentului facturii în formă electronică va conține informații privind identificatorul fiscal și numărul notificării înregistrate la Ministerul Finanțelor Publice.
Transmiterea facturilor
Transmiterea facturilor emise în formă electronică se face în una dintre următoarele două modalități:
• prin mijloace electronice, în condițiile prevăzute de Legea nr. 571/2003, cu modificările și completările ulterioare, sau
• pe suport hârtie
Transmiterea unei facturi în formă electronică se poate face individual, în pachete sau în loturi.
Condițiile pe care trebuie să le îndeplinească persoanele care emit facturi în formă electronică
a) să dispună de mijloace tehnice și umane corespunzătoare pentru garantarea securității, fiabilității și continuității serviciilor de prelucrare a datelor în formă electronică;
b) să folosească personal cu cunoștințe de specialitate în domeniul tehnologiei semnăturii electronice și cu o practică suficientă în ceea ce privește procedurile de securitate corespunzătoare;
c) să fie în măsură să gestioneze și să arhiveze toate informațiile privind fiecare factură în formă electronică emisă, pe perioada de timp stabilită prin normele legale în vigoare;
d) să utilizeze sisteme de arhivare electronică în conformitate cu prevederile Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică. Pe durata arhivării, persoanele care au responsabilitatea arhivării vor lua măsuri ca orice factură în formă electronică să poată fi accesată numai de către emitent, beneficiar sau organele abilitate prin lege.
Chitanța în formă electronică
• Chitanța în formă electronică respectă condițiile privind conținutul obligatoriu, stabilite de actele normative în vigoare și conține marca temporală și semnătura electronică a emitentului chitanței
• Certificatul aferent semnăturii electronice a emitentului chitanței va conține informații privind identificatorul fiscal și numărul notificării înregistrate la Ministerul Finanțelor Publice.
• Prevederile privind emiterea, transmiterea, stocarea, arhivarea, conversia și utilizarea facturilor prevăzute în prezenta lege sunt aplicabile și chitanțelor în formă electronică, cu excepția acelor prevederi care din punct de vedere financiar-fiscal nu le sunt aplicabile.
Regimul documentelor în formă electronică aferente tranzacțiilor înregistrate prin intermediul caselor de marcat și terminalelor automate bancare
Bonurile fiscale și bonurile emise de terminalele automate bancare, denumite în continuare bancomate, și de casele de marcat, în formă electronică, stocate la emitent, au același regim juridic ca și cele emise pe suport hârtie.
Persoanele care au obligația de a emite bonuri prin intermediul caselor de marcat sau al bancomatelor pot păstra în formă electronică documentul generat în formă electronică în următoarele condiții:
a) să îndeplinească cerințele privind asigurarea conformității informațiilor înregistrate în formă electronică cu cele înscrise pe documentul pe hârtie;
b) să arhiveze și să asigure accesul la bonurile emise în formă electronică
Bonurile emise în formă electronică de casele de marcat și de bancomate și stocate la emitent respectă condițiile privind conținutul obligatoriu stabilite de actele normative în vigoare .
Casele de marcat utilizate pentru emiterea bonurilor fiscale în formă electronică se vor aviza cu respectarea prevederilor Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 28/1999 privind obligația operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, republicată, cu modificările și completările ulterioare
Termenul de arhivare a bonurilor fiscale și a bonurilor emise de case de marcat sau de către bancomate, în formă electronică, va fi același cu cel prevăzut pentru cele emise pe suport hârtie.
Cheltuielile înregistrate de persoanele care emit, transmit sau arhivează facturi, chitanțe și bonuri fiscale în formă electronică, cheltuielile efectuate cu investițiile pentru dotări și alte utilități necesare desfășurării acestei activități sunt amortizabile pe o perioadă de 5 ani de la prima înregistrare ca utilizator de factură în formă electronică.
Cheltuielile înregistrate de persoanele care emit facturi, chitanțe și bonuri fiscale în formă electronică privind investițiile legate de modificarea și perfecționarea sistemelor informatice utilizate în activitatea de facturare electronică sunt amortizabile pe o perioadă de 3 ani, începând cu data inițierii investiției, probată cu hotărârea administratorului, respectiv a consiliului de administrație al persoanei care inițiază cheltuiala, iar în cazul persoanelor fizice, prin declarație pe propria răspundere.
